Chaque entreprise se doit de se focaliser sur leur cœur de métier actuellement. La concurrence devient de plus en plus ardue entre les structures du même secteur d’activité. De ce fait, il est difficile de rester dans la course. Par contre, il est possible d’y remédier en établissant une stratégie gagnante. C’est le cas de la numérisation. Les données des sociétés doivent être bien conservées et numérisées. Pour cela, il faut penser à établir la saisie informatique de ces dernières. Or, il s’agit d’une tâche qui demande du temps et des matériels spécifiques. Pour mener à bien cette mission, la plupart se tournent vers son externalisation. Mais comment choisir le bon prestataire ?
Vérifier les principaux services proposés
Choisir un prestataire adapté à son secteur d’activité demande une vérification optimale des prestations proposées. Pour rappel, la saisie de données consiste à intégrer manuellement ou bien automatiquement des informations depuis un support, souvent en papier vers un support tel que l’ordinateur. L’objectif serait notamment d’organiser et d’archiver les données pour qu’elles soient facilement accessibles à tous les collaborateurs de l’entreprise.
En vue d’une externalisation réussie, il est conseillé de choisir un service de saisie informatique compétent et expérimenté. Pour cela, celui-ci doit proposer des prestations efficaces et variées. Il faut également qu’il soit capable de répondre aux besoins des commanditaires.
Dans cet angle, une structure spécialisée dans ce domaine doit pouvoir s’occuper, par exemple, de la saisie des factures, d’enquêtes, de questionnaires, formulaires, comptables, fiches de paie… Tout dépendra des besoins des commanditaires. En plus de ces missions, certaines structures ont également la capacité d’assurer la gestion administrative et la transcription.
De nombreuses autres tâches supplémentaires peuvent également être déléguées à ce spécialiste. On distingue particulièrement :
- La numérisation de documents ;
- La mise en forme des documents avant envoi ou édition ;
- Le contrôle et la révision des documents saisis ;
- La vérification de la conformité des documents reçus et envoyés ;
- L’organisation de rétroplanning ;
- La retranscription d’une interview ou d’un discours ;
- …
S’assurer des compétences du prestataire choisi
En plus de l’action réalisée précédemment, il est aussi indispensable de vérifier la qualité des prestations du prestataire. Elle dépend clairement de ses compétences. Pour cela, il est important de se renseigner sur ses méthodes de travail. Si le prestataire en question s’avérait être une agence spécialisée, l’idéal serait de s’informer sur ses méthodes de recrutement. Il faut que les agents qui la composent soient bien formés et expérimentés. Ils doivent disposer des qualités requises pour entreprendre les missions suivant les normes comme les techniques de prise de notes, la maîtrise des équipements informatiques et des logiciels de saisie informatique.
Les profils des salariés, sans oublier les formations dont ils bénéficient, doivent être optimaux. Bien que la structure soit localisée dans un autre pays, il est possible de vérifier ces différents éléments. Autant connaître ces détails pour s’assurer des compétences du prestataire et s’attendre à une prestation fiable.
Vérifier les certifications et le respect du secret professionnel
En réalité, la saisie de données n’est pas obligatoirement soumise à des certifications. Par contre, si une entreprise spécialiste de la saisie informatique en dispose, elle reste plus fiable que celles qui n’en ont pas.
Il faut aussi savoir que si elle a une certification ISO 9001, elle respecte clairement un référentiel de qualité. Cette agence s’engage aussi à offrir à ses clients des prestations respectant les exigences réglementaires.
Un prestataire est aussi fiable lorsqu’il est en règle avec le RGPD. C’est pour cela qu’il doit disposer d’un registre de traitement. Celui-ci doit être mis à jour régulièrement. Il en est de même pour les modifications ou la suppression des données. En plus de cet aspect, un bon prestataire doit aussi respecter la propriété intellectuelle des données. Ces dernières doivent obligatoirement être confidentielles.
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